Bewijs van aanschaf voor warmtepompinstallatie: wat moet je als eigenaar en installateur weten?

Published by Redactie on september 29, 2025 | Category warmtepomp

De overstap van een gasketel naar een warmtepomp is een essentieel onderdeel van de duurzame toekomst van woningen in Nederland. Om de aanschaf en installatie van een warmtepomp te stimuleren, biedt het Rijksvastgoedbedrijf (RVO) subsidies via de Investeringssubsidie Duurzame Energie en Energiebesparing (ISDE). Deze subsidies zijn echter alleen toegankelijk wanneer bepaalde voorwaarden worden vervuld. Een van de belangrijkste voorwaarden is het bewijs van aanschaf van de warmtepomp.

In dit artikel bespreken we wat een bewijs van aanschaf inhoudt, waarom het belangrijk is, en hoe zowel woningeigenaren als installateurs ervoor kunnen zorgen dat ze aan de voorwaarden voldoen. We geven ook concrete stappen om aan subsidies te komen en verduidelijken mogelijke uitzonderingen.

Wat is een bewijs van aanschaf?

Een bewijs van aanschaf is een document dat aantoont dat een warmtepomp op een bepaalde datum is gekocht. Dit bewijs is essentieel bij de aanvraag van de ISDE-subsidie, omdat de subsidiebedragen en energielabelvoorwaarden afhankelijk zijn van de aankoopdatum.

Volgens de richtlijnen van Techniek Nederland is een ondertekende offerte of een digitale bevestiging van aankoop, zoals een opdrachtbevestiging per e-mail, voldoende bewijs. In deze documenten moet het merk, type en eventueel de meldcode van de warmtepomp vermeld staan. Dit geldt ook voor digitale processen waarin geen fysieke handtekening is gebruikt, mits de bevestiging eenduidig is.

Waarom is een bewijs van aanschaf belangrijk?

Een duidelijk bewijs van aanschaf is van essentieel belang voor meerdere redenen:

1. Subsidiebedragen kunnen variëren per jaar

De subsidiebedragen voor warmtepompen worden jaarlijks aangepast. In 2024 waren de bedragen hoger dan in 2025. Voor warmtepompen die in 2024 zijn aangeschaft, maar pas in 2025 geïnstalleerd zijn, geldt een overgangsregeling. Dit betekent dat eigenaren in aanmerking komen voor het hogere subsidiebedrag van 2024, mits het bewijs van aanschaf uit 2024 is.

2. Energielabelvoorwaarden kunnen verschillen

Voor warmtepompen die in 2024 zijn aangeschaft, geldt een eis dat het energielabel minimaal A++ moet zijn. Voor warmtepompen die in 2023 zijn geïnstalleerd met een lager energielabel (zoals A+), is het mogelijk om subsidies te ontvangen mits de installatie binnen 24 maanden na aankoop is uitgevoerd.

Welke documenten dienen als bewijs van aanschaf?

Voor de subsidieaanvraag zijn bepaalde documenten vereist. Hieronder staan de meest voorkomende:

Getekende offerte of opdrachtbevestiging: Deze documenten moeten de specificaties van de warmtepomp bevatten, zoals merk, type en meldcode.
Factuur met aankoopdatum: De factuur dient te bevestigen dat de warmtepomp daadwerkelijk is aangeschaft.
Digitale bevestiging: Voor digitale processtromen is een digitaal ondertekend document voldoende. Dit moet eenduidig de aanschaf en specificaties van de warmtepomp bevatten.

Installateurs en eigenaren moeten ervoor zorgen dat deze documenten goed worden opgeslagen. Ze kunnen nodig zijn bij een controle of eventuele vragen van de RVO.

Voorwaarden voor subsidieaanspraak

Om subsidies via ISDE in te kunnen vullen, moeten de volgende voorwaarden worden vervuld. Deze zijn afkomstig uit meerdere betrouwbare bronnen, waaronder Techniek Nederland en de RVO.

1. Installatie door een erkende installateur

De warmtepomp dient geïnstalleerd te worden door een erkend installateur. Indien de eigenaar zelf de installatie uitvoert, is er geen sprake van subsidieaanspraak.

2. Aanvraag binnen 24 maanden na installatie

De subsidie moet binnen 24 maanden na de installatiedatum worden aangevraagd. Dit geldt voor zowel particulieren als zakelijke gebruikers. Het is daarom belangrijk om de installatiedatum goed te registreren.

3. Meldcode van de warmtepomp

De geïnstalleerde warmtepomp moet geregistreerd staan in de meldcodelijst van de RVO. Deze lijst bevat allen warmtepompen die voldoen aan de energielabelvoorwaarden en technische eisen. Meldcodes zijn te vinden op de website van de RVO.

4. Energielabel A++

Vanaf 1 januari 2024 mag de warmtepomp een energielabel van minimaal A++ hebben. Voor warmtepompen met een lager label (zoals A+) is geen subsidie mogelijk, tenzij het systeem in 2023 is geïnstalleerd en binnen 24 maanden na aankoop.

5. Bestaande woning

De woning waarin de warmtepomp is geïnstalleerd, moet zijn gebouwd voor 1 januari 2019. Nieuwbouwwoningen of aanbouwen komen niet in aanmerking voor de ISDE-subsidie.

Hybride warmtepompen

Een hybride warmtepomp is een combinatie van een warmtepomp en een gasketel. Deze oplossing is geschikt voor woningen die niet volledig op warmtepompvermogen kunnen draaien, bijvoorbeeld door een hoge warmtebehoefte of weinig isolatie.

De aanvraagprocedure voor subsidies bij hybride warmtepompen is vergelijkbaar met die voor volledige warmtepompen. Het verschil is dat ook de gasketel in de aanvraag moet worden verwerkt. In dit geval mag het gezamenlijke thermische vermogen maximaal 500 kW zijn.

Aanvraagproces voor subsidies

Het aanvragen van subsidies via de ISDE-regeling gebeurt via de website van de RVO. Voor particulieren is het proces als volgt:

Aankoop en installatie: De warmtepomp wordt aangeschaft en geïnstalleerd.
Documentatie verzamelen: Bewijs van aanschaf, factuur, meldcode, typenummer en installatiedatum worden verzameld.
Aanvraag indienen: De aanvraag wordt gedaan via Mijn RVO, met behulp van DigiD.
Controle en uitbetaling: De RVO controleert de aanvraag en verstrekt de subsidie als alle voorwaarden zijn vervuld.

Zakelijke gebruikers volgen een vergelijkbare procedure, maar de aanvraag is vaak complexer vanwege de aanwezigheid van meerdere woningen of projecten.

Uitzonderingen en overgangsregels

Er zijn een aantal uitzonderingen en overgangsregels waarbij de subsidies iets anders worden toegepast. Deze zijn belangrijk om te kennen voor zowel eigenaren als installateurs.

1. Aanschaf in 2024, installatie in 2025

Warmtepompen die in 2024 zijn aangeschaft, maar pas in 2025 zijn geïnstalleerd, komen in aanmerking voor het hogere subsidiebedrag van 2024. Dit is mogelijk mits het bewijs van aanschaf uit 2024 is. Dit bewijs kan bijvoorbeeld een digitale opdrachtbevestiging zijn of een ondertekende offerte met aankoopdatum in 2024.

2. Energieverbruik en energielabel

Voor warmtepompen die in 2023 zijn geïnstalleerd en een energielabel A+ of lager hebben, is subsidie mogelijk mits de installatie binnen 24 maanden na aankoop is uitgevoerd. In dit geval kan de meldcode ‘overig’ worden gebruikt.

Conclusie

Het aanvragen van subsidies voor een warmtepomp vereist niet alleen een goede voorbereiding, maar ook een goed begrip van de administratieve eisen. Het bewijs van aanschaf is een essentieel onderdeel van deze eisen. Zowel woningeigenaren als installateurs moeten ervoor zorgen dat de aanschafdocumenten duidelijk zijn, goed zijn opgeslagen en tijdig worden ingediend.

Bij moderne digitale processtromen is een digitaal ondertekend document vaak voldoende. Het belangrijkste is dat de aankoopdatum en de specificaties van de warmtepomp eenduidig zijn vastgelegd.

Naast het bewijs van aanschaf zijn er ook andere voorwaarden, zoals energielabel, meldcode, installatiedatum en de leeftijd van de woning. Installateurs kunnen hun klanten helpen bij het verzamelen van de benodigde documenten en het indienen van de subsidieaanvraag.

Door goed voorbereid te zijn op deze eisen, kunnen zowel woningeigenaren als installateurs de voordelen van subsidies volledig benutten en zo bijdragen aan een duurzamere toekomst voor de woningeigendom in Nederland.