Verwijderen en Beheren van Persoonsgegevens bij STIEBEL ELTRON – Informatie voor Klanten en Aannemers

Published by Redactie on oktober 2, 2025 | Category warmtepomp

Inleiding

Bij de aankoop en installatie van duurzame energieoplossingen zoals warmtepompen en ventilatiesystemen van STIEBEL ELTRON, worden persoonlijke en technische gegevens verzameld en verwerkt. Deze gegevens worden gebruikt om offertes te genereren, contact met aannemers te leggen en voor het beheer van digitale platformen zoals het eindklantportaal. In dit artikel bespreken we hoe STIEBEL ELTRON gegevens verwerkt, hoe klanten controle kunnen uitoefenen over hun persoonlijke gegevens, en wat aannemers en andere externe partners weten moet over het gebruik van persoonlijke gegevens binnen de STIEBEL ELTRON Groep. De focus ligt op het verwijderen en beheren van persoonsgegevens, inclusief toestemmingsbeheer, juridische grondslagen, en de rol van externe partners.

Verwerking van Persoonsgegevens

STIEBEL ELTRON verwerkt persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wetgeving. De verzamelde gegevens omvatten apparaatgegevens, locatiegegevens, surfgedrag, en voorkeuren. Deze gegevens worden gebruikt voor doeleinden zoals het verstrekken van offertes, het beheren van digitale services, en statistische evaluaties.

De verwerking is gebaseerd op toestemming (artikel 6, lid 1, letter a) AVG) of op het legitieme belang van STIEBEL ELTRON (artikel 6, lid 1, letter f) AVG). Voor bepaalde activiteiten, zoals het uitvoeren van wedstrijden of reclamecampagnes, worden gegevens verwerkt op basis van toestemming. In andere gevallen, zoals het beheren van zendingen of het aanbieden van specialistische adviesdiensten, is de wettelijke grondslag het legitieme belang.

Juridische Grondslagen voor Verwerking

Toestemming: Klanten geven expliciet toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens bij het gebruik van diensten zoals de warmtepompofferteservice of het eindklantportaal. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
Legitieme Belangen: STIEBEL ELTRON kan gegevens verwerken op basis van haar legitieme belangen, zoals het verstrekken van advies of het beheren van logistieke processen. In dergelijke gevallen is de wettelijke grondslag artikel 6, lid 1, letter f) AVG.

Verzameling en Gebruik van Gegevens

De verzamelde gegevens worden gebruikt voor het opstellen van offertes, het beheren van digitale communicatie, en voor statistische doeleinden. De gegevens worden gedeeltelijk verwerkt door externe partners, zoals verzenddiensten en adviesbedrijven. Deze partners werken binnen het kader van wederzijdse overeenkomsten en moeten voldoen aan de AVG.

Categorieën van Ontvangers

De volgende categorieën partijen kunnen toegang krijgen tot persoonlijke gegevens:

Verantwoordelijke STIEBEL ELTRON-groep
Dochtermaatschappijen en geassocieerde ondernemingen van STIEBEL ELTRON GmbH & Co. KG
Support-aanbieders voor websitebeheer
Bedrijfsconsulenten
Aanbieders van diensten voor gegevensanalyse
Reclamepartners
Social media-platformen

Bewaringstermijn

Cookies en sessiegegevens worden opgeslagen gedurende de duur van de sessie of tot maximaal 180 dagen. Na deze termijn worden de gegevens automatisch verwijderd, tenzij de klant expliciet toestemming heeft gegeven voor een langere opslag.

Toestemming Intrekken en Gegevens Verwijderen

Klanten hebben het recht om hun toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens op elk moment in te trekken. Dit geldt voor zowel de warmtepompofferteservice als het eindklantportaal. Na het intrekken van toestemming worden de betreffende gegevens routinematig verwijderd, tenzij er juridische verplichtingen zijn die de verwijdering niet toelaten.

Wanneer worden gegevens verwijderd?

Gegevens worden verwijderd in de volgende gevallen:

Als de klant zijn toestemming intrekt.
Als de gegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.
Als de opslag niet langer is toegestaan door juridische regelgeving.

Verzoek tot Verwijdering

Klanten kunnen een verzoek tot verwijdering indienen via de klachtenprocedure. STIEBEL ELTRON stelt in dit kader haar functionaris voor gegevensbescherming ter beschikking om het verzoek te behandelen. Indien er wettelijke verplichtingen zijn die het verwijderen tegengaan, wordt dit aan de klant duidelijk gemaakt.

Verzoek tot Correctie of Blokkering

Naast het recht op verwijdering, hebben klanten ook het recht om verzoeken in te dienen voor:

Correctie van foutieve gegevens.
Blokkering van verwerking als de klant de juistheid van de gegevens betwist.
Gegevensoverdracht in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat.

Deze rechten zijn geregeld in de AVG en kunnen worden ingediend via de klachtenprocedure of het contactformulier op de officiële website van STIEBEL ELTRON.

Openbaarmaking van Gegevens aan Derden

In sommige gevallen worden persoonsgegevens aan derden doorgegeven. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het gebruik van externe adviesbedrijven of bij de levering van producten. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het oorspronkelijke doel, zoals het verstrekken van advies of het uitvoeren van een project.

Voorwaarden voor Openbaarmaking

Vertrouwelijkheid: De externe partijen zijn gebonden aan vertrouwelijkheidsclausules en moeten voldoen aan de AVG.
Juridische Verplichtingen: Indien juridische verplichtingen dit vereisen, kunnen gegevens worden doorgegeven aan toezichthoudende autoriteiten.
Beperking van Gegevens: Alleen de benodigde gegevens worden gedeeld, en geen extra informatie.

Klachten en Beschikbaarheid van Hulp

Als klanten van mening zijn dat hun persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kunnen ze een klacht indienen bij de functionaris voor gegevensbescherming van STIEBEL ELTRON. Deze klacht wordt vervolgens onderzocht, en de klant wordt op de hoogte gehouden van het resultaat. Daarnaast is het ook mogelijk om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Klachtenprocedure

De klachtenprocedure is als volgt:

Contact met Functionaris voor Gegevensbescherming: Klanten kunnen via de officiële website contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming.
Onderzoek: De functionaris onderzoekt de klacht en informeert de klant over het verloop.
Beslissing: Als er sprake is van overtredingen, worden maatregelen genomen om de situatie te herstellen.
Aanvraag bij Toezichthoudende Autoriteit: Klanten kunnen eventueel een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

Veiligheidsmaatregelen en Privacy

STIEBEL ELTRON zorgt voor adequate technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van klanten en partners te beschermen. Deze maatregelen zijn gericht op het voorkomen van verlies, misbruik, of onbevoegde toegang tot gegevens.

Technische Maatregelen

Encryptie: Gegevens worden versleuteld bij de overdracht en opslag.
Toegangscontrole: Slechts bevoegde personen kunnen toegang krijgen tot gevoelige informatie.
Logregistratie: Alle toegangsactiviteiten worden gelogd en kunnen worden gecontroleerd.

Organisatorische Maatregelen

Training van Werknemers: Werknemers ontvangen training over gegevensbescherming en privacy.
Contractuele Verplichtingen: Externe partijen zijn gebonden aan contractuele verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.
Regelmatig Beleidscontrole: Het privacybeleid wordt regelmatig geëvalueerd en bijgesteld.

Rol van Aannemers en Externe Partijen

Aannemers en externe partijen spelen een belangrijke rol bij de uitvoering van projecten met STIEBEL ELTRON-producten. Deze partijen kunnen toegang krijgen tot bepaalde persoonlijke gegevens van klanten, zoals contactgegevens en technische specificaties. Deze toegang is echter strikt beperkt tot het doel van het project.

Voorwaarden voor Externe Partijen

Toestemming: De toegang tot gegevens is alleen toegestaan met expliciete toestemming van de klant.
Juridische Verplichtingen: De externe partijen moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.
Beperking van Gegevens: Alleen de benodigde gegevens worden gedeeld, en geen extra informatie.

Communicatie met Externe Partijen

Externe partijen kunnen contact opnemen met klanten via e-mail of telefoon, maar moeten dit doen binnen de grenzen van het project en de toestemming. Klanten kunnen dit contact beëindigen door hun toestemming in te trekken of door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming.

Digitale Beheer en Bediening via Smartphone

Bij de installatie van STIEBEL ELTRON-ventilatiesystemen zoals de VRC-W (E) Premium, is het mogelijk om het systeem te beheren via een smartphone-app. Deze app stelt klanten in staat om het ventilatiesysteem aan te passen aan hun situatie, foutcodes te lezen, en filters te vervangen.

Gegevensbescherming in de App

De app verzamelt en verwerkt gegevens conform de AVG. Klanten kunnen hun toestemming intrekken en beheren via de instellingen van de app of via de privacyverklaring van STIEBEL ELTRON. De app zorgt voor een veilige verbinding en maakt gebruik van encryptie om de gegevens te beschermen.

Conclusie

Het beheren en verwijderen van persoonsgegevens bij STIEBEL ELTRON is een essentieel onderdeel van de samenwerking met klanten en externe partijen. Klanten hebben duidelijke rechten met betrekking tot de verwerking van hun gegevens, waaronder het recht op toestemming, correctie, verwijdering, en overdracht. STIEBEL ELTRON zorgt voor adequaat beheer van gegevens en biedt klanten de mogelijkheid om hun privacy te beschermen en controle te uitoefenen. Aannemers en externe partijen spelen een belangrijke rol in het proces, maar zijn gebonden aan strikte privacy- en juridische voorwaarden. Door een transparante aanpak en adequate maatregelen, zorgt STIEBEL ELTRON voor vertrouwen en betrouwbaarheid bij de verwerking van persoonsgegevens.