Aanvragen van een warmtepomp: Voorwaarden, vergunningen en subsidie

Published by Redactie on oktober 7, 2025 | Category warmtepomp

De overgang naar duurzame verwarmingsoplossingen is een essentieel onderdeel van de energietransitie in Nederland. Een warmtepomp is een efficiënte en duurzame manier om een woning te verwarmen of het tapwater op te wekken. Voor huiseigenaren wil het installeren van een warmtepomp echter niet alleen betekenen dat ze het juiste systeem kiezen, maar ook dat ze zich goed richten op de voorwaarden, de eventuele vergunningen en de beschikbare subsidie. In dit artikel bespreken we in detail hoe je als woningeigenaar een warmtepomp aanvraagt, welke voorwaarden je moet nakomen, of een vergunning nodig is en hoe je subsidie kunt opvragen.

Wat is een warmtepomp en waarvoor wordt deze gebruikt?

Een warmtepomp is een technische installatie die warmte uit de lucht, grond of water haalt en deze gebruikt om een woning te verwarmen of het tapwater te opwekken. De meest voorkomende typen zijn de lucht-water, bodem-water en hybride warmtepomp. Het is belangrijk dat de warmtepomp die je kiest, voldoet aan de voorwaarden van de subsidie en eventuele milieuvergunningen.

Voor de subsidie is het onder andere vereist dat de warmtepomp nieuw is en dat het systeem wordt gebruikt voor ruimteverwarming of tapwaterverwarming. Warmtepompen voor droogmachines of andere niet-geautoriseerde toepassingen zijn niet in aanmerking komend voor subsidie of vergunning.

Voorwaarden voor het aanvragen van een warmtepomp

1. De warmtepomp moet nieuw zijn

De Investeringssubsidie duurzame energie en energiebesparing (ISDE), die via RVO beschikbaar is, heeft als voorwaarde dat de warmtepomp nieuw is. Dit betekent dat tweedehands of gebruikte warmtepompen niet in aanmerking komen voor subsidie. Huiseigenaren moeten hier dus rekening mee houden bij het aankopen van een warmtepomp.

2. Installatie door een erkend bouwbedrijf

De warmtepomp moet worden geïnstalleerd door een erkend bouwinstallatiebedrijf. Eigen installatie of uitvoering door een niet-erkend bedrijf is niet toegestaan. Dit is ook een voorwaarde voor de subsidie. De installatie mag dus niet door de eigenaar zelf worden uitgevoerd.

3. Aanvraag binnen 24 maanden na installatie

De subsidie moet worden aangevraagd binnen 24 maanden na de installatie van de warmtepomp. Dit betekent dat huiseigenaren hun administratie goed moeten bijhouden, met name de aanschafdatum, de installatiedatum en eventuele betalingen.

Meldcode en meldcodelijst

Elke warmtepomp die in aanmerking komt voor subsidie, heeft een meldcode. Deze meldcode is een uniek identificatiegetal dat aangeeft dat het apparaat op de meldcodelijst staat. De meldcodelijst bevat alle warmtepompen die al eerder zijn goedgekeurd en subsidiesrechtig zijn.

Voor huiseigenaren is het belangrijk om vooraf te controleren of de gekozen warmtepomp op deze lijst staat. Als de warmtepomp er niet op staat, is het mogelijk dat de subsidie niet verleend wordt. Tijdens het aanvraagproces dient de meldcode dan ook meegegeven te worden.

Benodigde documentatie voor de subsidieaanvraag

Voor de aanvraag van subsidie zijn een aantal documenten verplicht. Deze moeten tijdens of na de installatie worden verzameld en worden ingezonden via Mijn RVO, een digitale platform dat via DigiD wordt toegang verleend. De belangrijkste documenten zijn:

Meldcode van de warmtepomp
Omschrijving van de warmtepomp met typenummer, merk en fabrikant
Factuur en betaalbewijs, met aanschaf- en betalingsdatum
Datum van installatie
Adres van de woningeigenaar en van het bouwbedrijf
Contactgegevens van het bouwbedrijf, inclusief naam en telefoonnummer

Het is verstandig om deze documenten al tijdens de installatie te verzamelen, zodat het aanvraagproces later sneller verloopt.

DigiD en Mijn RVO

Voor de aanvraag van de ISDE-subsidie is het gebruik van DigiD verplicht. Huiseigenaren kunnen kiezen voor de DigiD-app of DigiD met SMS-controle. Als je DigiD nog niet hebt, is het verstandig dit vóór het starten van de installatie aan te vragen, omdat het enkele werkdagen kan duren voordat je er toegang tot krijgt.

Via Mijn RVO kun je je aanvraag indienen. Hierbij wordt jouw persoonlijke informatie geverifieerd, en wordt de subsidie automatisch beoordeeld op basis van de ingezonden documenten.

Vergunningen voor een warmtepomp

Niet in alle gevallen is een vergunning nodig voor het installeren van een warmtepomp, maar wel in sommige situaties. Het is belangrijk dat je je goed voorbereid, om onverwachte kosten of bouwstops te voorkomen.

1. Wijzigingen aan de buitenzijde van de woning

Een vergunning is nodig als er wijzigingen plaatsvinden aan de buitenzijde van de woning, zoals het plaatsen van een buitenunit of het aanleggen van een schuur of tuinhuis om de warmtepomp in te plaatsen. Deze soort aanpassingen valt onder de bouwvergunning en moet worden aangevraagd bij de gemeente.

2. Bodemwarmtepomp en milieuvergunning

Bij het installeren van een bodem-water warmtepomp kan een milieuvergunning of een meldingsplicht gelden. Dit hangt af van de diepte van de boring en het type vloeistof in het systeem. Als de boring dieper dan 50 meter is, is er meestal een meldingsplicht. In sommige gevallen is ook een milieuvergunning nodig, bijvoorbeeld als er chemische stoffen in het systeem worden gebruikt.

3. Aanvragen van een vergunning

Je kunt een vergunning aanvragen via:

Je eigen gemeente
Het digitale omgevingsloket (www.omgevingsloket.nl)

Op het digitale omgevingsloket kun je een vergunningscheck uitvoeren om te zien of je een vergunning nodig hebt. Als dat het geval is, kun je de benodigde formulieren uitprinten en invullen. Deze worden daarna ingediend bij de gemeente. Je kunt dit ook digitaal doen.

Het aanvragen en goedkeuren van een omgevingsvergunning duurt gemiddeld 8 weken, maar de gemeente kan dit in sommige gevallen met 6 weken verlengen. Het totale proces kan dus maximaal 14 weken duren.

Bij het aanvragen van de vergunning moet je ook bouwtekeningen meenemen, en je moet duidelijk aangeven welke activiteiten uitgevoerd worden. De gemeente kan dan eventueel extra vragen stellen.

Gevolgen van het niet aanvragen van een vergunning

Als je een vergunning niet aanvraagt terwijl je die wel nodig hebt, kan dat leiden tot:

Bouwstoppen
Dwangsommen
Hoge herstelkosten
Handhavingsmaatregelen door de gemeente

Het is dus belangrijk dat je vooraf naast de subsidie ook controleert of je een vergunning nodig hebt. Dit voorkomt later problemen en extra kosten.

Energiebespaarlening en hybride warmtepomp

Vanaf 2026 wordt een (hybride) warmtepomp verplicht bij de vervanging van een cv-ketel, tenzij de woning niet geschikt is voor zo’n systeem. Om de kosten van een warmtepomp te kunnen dragen, is een Energiebespaarlening beschikbaar voor huiseigenaren. Deze lening heeft gunstige voorwaarden en is bedoeld om investeringen in duurzame energie financiering te geven.

Bij het aanvragen van deze lening is het verplicht om een omschrijving van de warmtepomp mee te geven, inclusief het merk en type. Dit is ook een vereiste voor de ISDE-subsidie.

Checklist voor het aanvragen van een warmtepomp

Om het proces zo vloeiend mogelijk te maken, is het verstandig om de volgende checklist te volgen:

Controleer of de gekozen warmtepomp op de meldcodelijst staat.
Zorg dat je DigiD hebt, en indien nodig, aanvraag je dit vooraf.
Verzamel de benodigde documenten:
- Meldcode
- Omschrijving van de warmtepomp
- Bewijs van aanschaf
- Factuur en betaalbewijs
- Datum van aanschaf en installatie
- Adresgegevens en contactpersoon van het bouwbedrijf
Controleer of een vergunning nodig is en aanvraag deze indien nodig.
Laat de warmtepomp installeren door een erkend bouwbedrijf.
Vraag de subsidie aan binnen 24 maanden na de installatie.

Veelvoorkomende vragen

1. Is een warmtepompdroger in aanmerking komend voor subsidie?

Nee. Een warmtepompdroger is niet in aanmerking komend voor subsidie, omdat deze niet wordt gebruikt voor ruimteverwarming of tapwaterverwarming.

2. Moet ik een vergunning aanvragen als ik een lucht-lucht warmtepomp installeer?

Alleen als er wijzigingen worden aangebracht aan de buitenzijde van de woning. Als je alleen de binnenunit gebruikt, is meestal geen vergunning nodig.

3. Wat is de maximale wachttijd op subsidie?

De subsidie moet binnen 24 maanden na de installatie worden aangevraagd. De exacte verwerkingstijd hangt af van de belastingdienst, maar in de praktijk is de verwerking meestal binnen enkele weken.

Conclusie

Het aanvragen van een warmtepomp is een belangrijk stuk van de transitie naar duurzame energie in Nederland. Door zich goed te voorbereiden op de subsidieaanvraag, eventuele vergunningen en de benodigde documentatie, kunnen huiseigenaren deze overgang makkelijk en efficiënt voltooien.

De belangrijkste stappen zijn:

Kiezen voor een warmtepomp die op de meldcodelijst staat.
Zorgen voor alle benodigde documenten.
DigiD aanvragen en gebruiken voor de subsidieaanvraag.
Controleren of een vergunning nodig is.
Installatie laten uitvoeren door een erkend bouwbedrijf.
Subsidie aanvragen binnen 24 maanden na de installatie.

Door deze stappen te volgen, voorkom je problemen en maak je de overstap naar een duurzame verwarmingsoplossing soepeler en efficiënter.

Bronnen

aanvragen