Inleiding
Het Internet Schooldossier (ISD) is een beveiligde online omgeving die door de Inspectie van het Onderwijs (IO) wordt aangeboden voor scholen en besturen. Het doel van het ISD is om administratieprocessen efficiënter en transparanter te maken door middel van digitale tools. In het ISD kunnen scholen documenten aanleveren, meldingen doorgeven en vragenlijsten invullen. Bovendien biedt het systeem scholen in het voortgezet onderwijs de mogelijkheid om opbrengsten in te zien.
In deze artikel wordt een gedetailleerde uitleg gegeven over de werking van het ISD, met een focus op vragenlijsten, toegangsbeheer, tweestapsverificatie en documentaanlevering. Aan de hand van de beschikbare informatie uit betrouwbare bronnen wordt duidelijk hoe scholen en besturen het ISD het beste kunnen gebruiken en onderhouden.
Wat is het Internet Schooldossier (ISD)?
Het Internet Schooldossier (ISD) is een digitale omgeving die is ontworpen om scholen en besturen te ondersteunen bij hun administratieve taakverdeling. Het systeem is een essentieel onderdeel van de digitale transformatie in het onderwijssysteem en helpt scholen om eenvoudiger communicatie te voeren met de inspectie. De ISD dient als centrale plek waar scholen documenten aanleveren, meldingen doorgeven en vragenlijsten invullen. Daarnaast zijn scholen in het voortgezet onderwijs in staat om opbrengsten te bekijken.
Het ISD is gemaakt om transparantie, efficiëntie en beveiliging te waarborgen in het communicatieproces tussen scholen en de inspectie. Het systeem is een voorbeeld van een landelijke voorziening binnen de FORA-architectuur en is beschreven in een ArchiMate-element, wat aantoont dat het systeem een belangrijke rol speelt in de digitale infrastructuur van het onderwijs.
Toegang tot het ISD
Om toegang te krijgen tot het ISD is een ISD-account nodig. Dit account is persoonlijk en dient op naam van een medewerker binnen de organisatie te worden aangemaakt, en niet op naam van een afdeling of functie. Dit is van belang voor informatiebeveiliging, omdat elke handeling binnen het systeem herleidbaar moet zijn naar een bepaalde gebruiker.
Tweestapsverificatie
Vanaf 1 januari 2025 is tweestapsverificatie verplicht voor inloggen in het ISD. Dit betekent dat naast een gebruikersnaam en wachtwoord ook een tweede beveiligingsscherm nodig is. Deze maatregel helpt om de beveiliging van het systeem te versterken en het risico op ongeautoriseerde toegang te beperken.
eHerkenning op niveau 3 (EH3)
Om in te loggen in het ISD is een eHerkenningsmiddel op niveau 3 (EH3) nodig. Dit is een hoogwaardig digitale identiteitsbewijs dat aan een persoon is gekoppeld en gebruikt kan worden voor toegang tot beveiligde digitale diensten.
Vragenlijsten in het ISD
Een van de centrale functies van het ISD is het invullen van vragenlijsten. Vragenlijsten worden vaak gebruikt door de inspectie om scholen te vragen om informatie in te vullen, bijvoorbeeld in het kader van verificatieonderzoeken of themaonderzoeken. Hieronder worden de belangrijkste aspecten van het werken met vragenlijsten in het ISD beschreven.
Openstaande vragenlijsten
Openstaande vragenlijsten kunnen worden gevonden onder het tabblad ‘Aanleveren’ in het ISD. In dit tabblad verschijnt een overzicht van alle vragenlijsten die nog niet zijn ingevuld of nog in bewerking zijn. Let op: dit overzicht kan enkele minuten duren voordat het volledig is geladen.
Als een vragenlijst nog in bewerking is of nog niet ingevuld, verschijnt deze onder de categorie ‘Openstaande vragenlijsten’. In dit geval dient de vragenlijst te worden aangeklikt, volledig ingevuld en vervolgens op de knop ‘Verzenden’ te worden geklikt, die rechts onder in het scherm verschijnt.
Gebruikers kunnen tussentijds ook kiezen om de vragenlijst op te slaan, zodat deze later verder kan worden ingevuld. Deze functie is handig bij langdurige invulprocessen.
Heropenen van vragenlijsten
Als een vragenlijst al is ingevuld en verzonden, maar er is toch een wijziging gewenst, is het mogelijk om de vragenlijst opnieuw te openen. Dit dient via het contactformulier aan te vragen. De gebruiker dient hierbij het 5-cijferige bestuursnummer en de reden van de aanvraag te vermelden. De inspectie zal vervolgens een terugkoppeling geven als de vragenlijst opnieuw voor de gebruiker beschikbaar is.
Tevredenheidsonderzoeken
Het ISD biedt ook de mogelijkheid om te deelnemen aan tevredenheidsonderzoeken. Deze onderzoeken worden vaak gebruikt om inzicht te krijgen in de ervaringen van leraars na onderzoeken zoals een verificatieonderzoek of een themaonderzoek. De vragenlijsten voor deze onderzoeken worden via het ISD aangeleverd.
Aanvragen en onderhoud van ISD-accounts
Rol van ISD-beheerders
Het bevoegd gezag van een school of bestuur is verantwoordelijk voor het aanmaken en onderhoud van ISD-accounts. De inspectie raadt aan om persoonlijke accounts aan te maken voor medewerkers, en niet voor functies of afdelingen. Hierdoor is het mogelijk om handelingen binnen het systeem te herleiden naar specifieke gebruikers, wat het beveiligingssysteem ondersteunt.
Als een bestuur geen ISD-beheerder meer heeft, kan een nieuw beheerdersaccount worden aangevraagd via het contactformulier. Ook in dit geval dient het 5-cijferige bestuursnummer en de reden van de aanvraag te worden vermeld.
Wijzigingen in naam- en adresgegevens
Wijzigingen in naam- en adresgegevens kunnen worden doorgegeven aan DUO. Deze wijzigingen worden gemiddeld binnen 3 tot 5 werkdagen verwerkt en nadien in het ISD verwerkt. Het is belangrijk om deze wijzigingen op tijd door te geven om fouten in administratie te voorkomen.
Belang van het ISD voor scholen
Het ISD speelt een essentiële rol in de communicatie tussen scholen en de inspectie. Het systeem helpt scholen om administratieve processen efficiënter te verwerken en zorgt voor een betere transparantie. Door het gebruik van digitale tools worden processen versneld en het risico op fouten geminimaliseerd.
Bovendien draagt het ISD bij aan digitale kwaliteit in het onderwijssysteem. Door middel van standaardisatie en centralisatie van administratieve taken wordt het mogelijk om betere keuzes te maken op basis van betrouwbare data.
Veiligheidsaspecten
Zoals duidelijk is uit de bronnen, is veiligheid een kernaspect van het ISD. De aanbeveling om persoonlijke accounts te gebruiken, de tweestapsverificatie vanaf 2025 en de vereiste eHerkenning op niveau 3 duiden op een sterke focus op beveiliging. Deze maatregelen zijn nodig om te voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen terechtkomt.
Bovendien is het belangrijk dat scholen en besturen hun verantwoordelijkheid nemen voor het beheer van accounts en toegang. Het bevoegd gezag dient ervoor te zorgen dat accounts goed worden onderhouden en dat er geen onnodige risico’s ontstaan.
Conclusie
Het Internet Schooldossier (ISD) is een essentieel instrument voor scholen en besturen in het onderwijssysteem. Het systeem ondersteunt digitale communicatie, versnelt administratieve processen en zorgt voor betere transparantie en beveiliging. Door middel van vragenlijsten, documentaanlevering en opbrengstenanalyse helpt het ISD scholen om efficiënter en effectiever te functioneren.
De beschikbare informatie benadrukt de belangrijke rol van het ISD in het onderwijssysteem, het gebruik van tweestapsverificatie en eHerkenning, het beheer van gebruikersaccounts en de aangifte en verwerking van wijzigingen in naam- en adresgegevens.
Door het ISD goed te gebruiken en te onderhouden, kunnen scholen en besturen er zeker van zijn dat ze voldoen aan de administratieve eisen en tegelijkertijd bijdragen aan de digitale kwaliteit van het onderwijssysteem.