Inleiding
Het Internet Schooldossier (ISD) speelt een centrale rol in de digitale communicatie en administratie tussen scholen en de inspectie in het Nederlandse onderwijssysteem. In deze beveiligde online omgeving worden documenten aangeleverd, meldingen gedaan en vragenlijsten ingevuld. Het ISD is ontworpen om scholen en besturen te ondersteunen bij administratieve en rapportagesprocessen. Eén van de kernposities binnen deze structuur is die van de ISD-beheerder. Deze rol is essentieel voor het beheren van gebruikersaccounts, toegang beheren en de digitale workflows in stand houden.
Deze artikkel biedt een gedetailleerde en overzichtelijke uitleg van de functie van de ISD-beheerder, het creëren en beheren van gebruikersaccounts, de technische eisen voor toegang tot het systeem, en de verantwoordelijkheden die verbonden zijn met deze rol. Het artikel is bedoeld voor schoolbeheerders, ICT-medewerkers en andere professionalen die betrokken zijn bij het functioneren van het ISD binnen een onderwijsorganisatie. Het artikel is gebaseerd op openbare informatie van de Onderwijsinspectie en ISD Group.
De rol van de ISD-beheerder
De ISD-beheerder is verantwoordelijk voor het beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten binnen het ISD. Dit betekent dat de beheerder zorgt voor het aanmaken, bijwerken en in sommige gevallen verwijderen van accounts voor medewerkers van de organisatie. De beheerder heeft toegang tot het tabblad ‘Beheer’ binnen de ISD-omgeving, waar hij of zij via ‘Mijn account’ en vervolgens ‘Beheer gebruikers’ gebruikersaccounts kan aanmaken en beheren.
Elk gebruikersaccount moet worden toegewezen aan een specifieke medewerker, en niet aan een afdeling of functie. Dit is van belang voor de informatiebeveiliging en het herleiden van handelingen binnen het systeem. De beheerder kiest bovendien de rol van de gebruiker (bijvoorbeeld beheerder of gebruiker) en het organisatieonderdeel waarvoor het account geldt. Dit zorgt voor een duidelijke toegangsstructuur binnen de organisatie.
Aanmaken van een nieuw gebruikersaccount
Om een nieuw gebruikersaccount aan te maken, volgt de beheerder de volgende stappen:
- Inloggen in het ISD via de officiële inlogpagina.
- Navigeren naar het tabblad ‘Beheer’.
- Kiezen voor ‘Mijn account’ en vervolgens ‘Beheer gebruikers’.
- Klikken op ‘Aanmaken nieuwe gebruiker’.
- Invullen van de vereiste gegevens, zoals gebruikersnaam, e-mailadres en rol.
- Opslaan van het account.
De beheerder moet zorgvuldig kiezen voor de juiste rol en organisatieonderdeel. Zo wordt de toegang tot vragenlijsten, documenten en meldingen van het ISD beperkt tot de relevante medewerkers.
Verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag
Het bevoegd gezag (het bestuur) draagt de eindverantwoordelijkheid voor het beheer van ISD-accounts en toegang tot het systeem. Dit betekent dat het bestuur ervoor zorgt dat er altijd minstens één ISD-beheerder aanwezig is. Indien er op een gegeven moment geen ISD-beheerder meer beschikbaar is, kan een bestuurder via het contactformulier op de ISD-site een nieuw beheerdersaccount aanvragen. Bij deze aanvraag dient het 5-cijferige bestuursnummer en de reden van de aanvraag vermeld te worden.
Het bevoegd gezag is ook verantwoordelijk voor het beheer van e-mailadresgebruik en het toezicht op de toegang tot het systeem. Aangezien het ISD een beveiligde omgeving is, is het belangrijk dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen. Daarom moet het bevoegd gezag ervoor zorgen dat alleen medewerkers die actief betrokken zijn bij de communicatie met de inspectie, toegang tot het systeem krijgen.
Inlogproces en technische eisen
Vanaf 1 januari 2025 is het inloggen in het ISD enkel nog mogelijk via tweestapsverificatie. Dit betekent dat gebruikers naast hun gebruikersnaam en wachtwoord ook een eHerkenningsmiddel op niveau 3 (EH3) moeten gebruiken. Dit EH3-middel zorgt voor een extra beveiligingslaag en biedt zekerheid over de identiteit van de gebruiker.
eHerkenning
De eHerkenningsmiddelen zijn digitale middelen die gebruikers gebruiken om hun identiteit online aan te tonen. Voor het ISD zijn deze middelen verplicht en moeten ze voldoen aan de EH3-norm. De Onderwijsinspectie benadrukt dat het gebruik van eHerkenningsmiddelen essentieel is voor het waarborgen van de veiligheid van het systeem. Gebruikers moeten zich daarom op de hoogte houden van de vereisten en eventueel contact opnemen met hun eHerkenningsleverancier indien ze problemen ondervinden met het eHerkenningsmiddel.
Wachtwoordherstel en inlogproblemen
Indien een gebruiker zijn of haar wachtwoord vergeet, kan er via de ISD-webpagina voor wachtwoordherstel een nieuw wachtwoord worden aangevraagd. Het herstelproces verloopt via e-mail, waarbij een herstelmogelijkheid wordt verzonden naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan het account. Het is mogelijk dat deze e-mail als spam wordt gemarkeerd, dus het is verstandig om ook de spammap te controleren.
Wanneer gebruikers niet weten welke gebruikersnaam ze gebruiken, wordt geadviseerd om contact op te nemen met de ISD-beheerder binnen hun organisatie. Voor problemen met het eHerkenningsmiddel is het noodzakelijk om contact op te nemen met de leverancier van dit middel.
Technische ondersteuning en contactmogelijkheden
Voor technische ondersteuning bij het gebruik van het ISD kan contact worden opgenomen met ISD Group. Het bedrijf biedt ondersteuning via telefoon en via TeamViewer, waardoor medewerkers direct verbinding kunnen maken met hun werkplek of de oplossing op de systemen van ISD Group kunnen laten zien. De ondersteuning is beschikbaar van maandag tot en met vrijdag, van 8:30 uur tot 17:00 uur, en kan worden bereikt via de volgende nummers:
- +49- 231-9793-166
- +31- 73-615-3-888
- +33 - 4 81 76 32 79
- +41- 32 624 13 47
- +43- 732 210422-28
De medewerkers van ISD Group zijn ervaren en gericht op snelle en veilige oplossingen. Gebruikers kunnen hun supportverzoeken bijhouden via de online platformfunctionaliteiten en de status van de verwerking volgen. Dit zorgt voor transparantie en gebruiksvriendelijkheid bij het aanvragen van technische hulp.
Verantwoordelijkheden en controle
Het ISD is een krachtig instrument, maar met kracht komt ook verantwoordelijkheid. Het bevoegd gezag en de ISD-beheerder zijn verantwoordelijk voor het beheren van toegang en het waarborgen van de beveiliging van het systeem. De Onderwijsinspectie benadrukt dat het verantwoord gebruik van ISD-accounts en eHerkenningsmiddelen essentieel is voor het waarborgen van de integriteit van het systeem.
Toezicht op openstaande vragenlijsten
Een belangrijk deel van het werk binnen het ISD betreft het invullen van vragenlijsten. Deze worden aangeleverd aan de inspectie en zijn vaak verplicht. Openstaande vragenlijsten kunnen worden gevonden onder het tabblad ‘Aanleveren’ binnen de ISD-omgeving. Hier verschijnt een overzicht van alle vragenlijsten die nog openstaan voor de organisatie. Het kan enkele minuten duren tot de lijst volledig is geladen.
Zodra een vragenlijst is ingevuld, kan de beheerder of de betrokken medewerker de status controleren. Indien de vragenlijst onder ‘Ingevulde vragenlijsten’ verschijnt, hoeft er niets meer te gebeuren. Het is belangrijk om te controleren of alle verplichte vragenlijsten zijn ingevuld en ingediend op tijd, om eventuele administratieve problemen te voorkomen.
Conclusie
De rol van de ISD-beheerder is een essentiële functie binnen het digitale onderwijssysteem. De beheerder zorgt voor het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts, het toezicht op toegangsrechten en de verwerking van openstaande vragenlijsten. Het bevoegd gezag draagt de eindverantwoordelijkheid voor de beveiliging en het functioneren van het ISD binnen de organisatie. Vanaf 1 januari 2025 is tweestapsverificatie verplicht, wat betekent dat het gebruik van eHerkenningsmiddelen op niveau 3 essentieel is voor het inloggen in het systeem.
Gebruikers die problemen ondervinden met het ISD kunnen terecht bij ISD Group via telefoon of TeamViewer. De beschikbaarheid van technische ondersteuning van maandag tot vrijdag zorgt voor betrouwbare ondersteuning in kritieke situaties. Het is verstandig om regelmatig de toegang en status van accounts te controleren, om eventuele problemen op te sporen en op te lossen voor ze zich voordoen. Door het systeem goed te beheren, draagt de ISD-beheerder bij aan de efficiëntie, beveiliging en naleving van de administratieve vereisten van het onderwijssysteem.