Inleiding
Het Internet Schooldossier (ISD) is een beveiligde online omgeving die door de Inspectie is ontwikkeld voor scholen en besturen. In het ISD kunnen scholen documenten aanleveren, meldingen doorgeven en vragenlijsten invullen. Voor scholen in het voortgezet onderwijs biedt het ISD bovendien de mogelijkheid om opbrengsten in te zien. Voor de veiligheid en beveiliging van het ISD zijn er vanaf 1 januari 2025 nieuwe inlogprocedures van kracht. In deze gids worden de belangrijkste aspecten van het inloggen en het beheren van ISD-accounts besproken, met nadruk op de vereisten voor eHerkenning en tweestapsverificatie.
Inlogprocedures in het ISD
1. ISD-account en inloggegevens
Om toegang te krijgen tot het ISD, is een ISD-account vereist. Dit account wordt meestal aangemaakt door een ISD-beheerder binnen de organisatie. Wanneer gebruikers hun account vergeten of problemen ondervinden met hun inloggegevens, is er een aantal stappen die hen kunnen helpen:
- Wachtwoordvergeten: Gebruikers kunnen een nieuw wachtwoord aanvragen via de wachtwoordhersteloptie op de ISD-webpagina. Dit gebeurt doordat het systeem een herstelmogelijkheid verzendt naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan de gebruikersnaam.
- Gebruikersnaam vergeten: In geval van vergeten gebruikersnaam wordt geadviseerd om contact op te nemen met de ISD-beheerder binnen het bestuur.
- eHerkenning-gegevens vergeten: In geval van vergeten inloggegevens voor eHerkenning is het noodzakelijk om contact op te nemen met de leverancier van eHerkenning.
2. Inloggen via eHerkenning
Voor beveiliging en identiteitsverificatie is eHerkenning op niveau 3 (EH3) verplicht. eHerkenning wordt aangeboden door private partijen en is dus met kosten verbonden. Het proces om te koppelen met eHerkenning is eenmalig en wordt stap-voor-stap uitgelegd op de inlogpagina van het ISD.
Eenmaal gekoppeld, is het niet meer mogelijk om via gebruikersnaam en wachtwoord in te loggen. eHerkenning biedt de volgende voordelen:
- Veiligheid: eHerkenning biedt meer zekerheid over de online identiteit van gebruikers.
- Interoperabiliteit: eHerkenning kan worden gebruikt om bij meerdere organisaties in te loggen.
- Betrouwbaarheid en gemak: Het is een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk verificatiemiddel.
3. Tweestapsverificatie (vanaf 1 januari 2025)
Vanaf 1 januari 2025 is tweestapsverificatie verplicht voor het inloggen in het ISD. Dit betekent dat naast het wachtwoord of eHerkenning ook een tweede verificatiestap is vereist. Voor gebruikers die nog geen eHerkenning hebben, is het noodzakelijk om dit aan te vragen via de eHerkenning-aanvraagpagina.
De tweestapsverificatie zorgt voor extra beveiliging, aangezien de identiteit van de gebruiker op twee manieren bevestigd moet worden. Dit is een maatregel om het risico op inbreuk in het ISD te minimaliseren.
Beheer van ISD-accounts
1. Aanmaken van nieuwe gebruikers
De verantwoordelijkheid voor het beheren van accounts in het ISD ligt bij de ISD-beheerder. Deze beheerder kan binnen het ISD-omgeving op het tabblad 'Beheer' klikken en onder 'Mijn account' de optie 'Beheer gebruikers' kiezen. Daar kan via de knop 'Aanmaken nieuwe gebruiker' een nieuw account worden aangemaakt.
Het is belangrijk dat de beheerder ervoor zorgt dat zowel beheerders als gebruikers over een persoonlijk eHerkenningsmiddel beschikken. Het is niet aanbevolen om te wachten tot gebruikers dit zelf aanvragen; het is beter om vooraf te zorgen dat alle nodige accounts correct zijn ingericht.
2. Contactformulier en telefoonondersteuning
Voor vragen en ondersteuning is er een contactformulier beschikbaar. Via dit formulier kunnen gebruikers bijvoorbeeld het 5-cijferige bestuursnummer en de reden van de aanvraag vermelden. Voor directe communicatie zijn er ook telefoonnummers beschikbaar:
- +49- 231-9793-166
- +31- 73-615-3-888
- +33 - 4 81 76 32 79
- +41- 32 624 13 47
- +43- 732 210422-28
De ondersteuning is beschikbaar van maandag tot en met vrijdag van 8:30 uur tot 17:00 uur. Het team werkt met technische expertise en richt zich op snelle en veilige oplossingen.
Daarnaast kunnen gebruikers ook verbinding maken met hun werkplek of oplossingen op de systemen van de ondersteuningseenheid laten zien, zodat het probleem efficiënt en doeltreffend kan worden opgelost.
Vragenlijsten en documentaanlevering
1. Openstaande vragenlijsten
Gebruikers kunnen openstaande vragenlijsten vinden onder het tabblad 'Aanleveren' in het ISD. In dit overzicht verschijnen alle vragenlijsten die nog openstaan voor de organisatie. Het kan enkele minuten duren tot de vragenlijsten worden geladen.
Wanneer een vragenlijst is ingevuld en verzonden, verschijnt deze onder 'Ingevulde vragenlijsten'. Als de vragenlijst nog in bewerking is of niet is ingevuld, wordt deze weergegeven onder 'Openstaande vragenlijsten'. In dat geval kan de gebruiker de vragenlijst openen, uitvullen en op de knop 'verzenden' klikken.
2. Feedback en wijzigingen
Wanneer wijzigingen zijn aangevraagd of zijn doorgevoerd, ontvangt de gebruiker van het systeem feedback wanneer de vragenlijst opnieuw beschikbaar is. Wijzigingen in naam- en adresgegevens worden bijvoorbeeld doorgegeven aan DUO, die deze gemiddeld binnen 3-5 werkdagen verwerken en daarna in het ISD doorvoeren.
In geval van problemen of vertraging bij de verwerking is het mogelijk om contact op te nemen met Klantcontact via telefoon of e-mail. Dit is vooral relevant voor besturen in het voortgezet onderwijs die instellings- en bestuurswijzigingen melden bij DUO.
Verbeteringen en toekomstige plannen
De Inspectie houdt rekening met feedback van gebruikers en heeft een aantal verbeteringen doorgevoerd in het ISD. Deze verbeteringen zijn bedoeld om de gebruikerservaring te verbeteren en het systeem transparanter en gebruiksvriendelijker te maken. Daarnaast zijn er ook plannen voor toekomstige ontwikkelingen die op basis van feedback van gebruikers worden opgesteld.
Conclusie
Het Internet Schooldossier (ISD) speelt een essentiële rol in het communicatieproces tussen scholen en de Inspectie. Het is een veilige en betrouwbare omgeving waarin scholen documenten aanleveren, meldingen doorgeven en vragenlijsten invullen. Door de invoering van eHerkenning en tweestapsverificatie is de beveiliging van het ISD verder versterkt. Het beheer van accounts en het gebruik van het systeem vereist zorgvuldige voorbereiding, vooral gezien de verplichte inlogprocedures vanaf 1 januari 2025.
Voor gebruikers is het belangrijk om te weten hoe ze hun accounts kunnen beheren, hoe ze contact opnemen met ondersteuning en hoe ze vragenlijsten en documenten aanleveren. Voor beheerders is het essentieel om ervoor te zorgen dat alle gebruikers over de juiste verificatiemiddelen beschikken en dat het systeem correct is geconfigureerd. Het ISD is dus niet alleen een technisch instrument, maar ook een essentieel onderdeel van de administratieve processen in het onderwijs.