Het Internet Schooldossier (ISD) is een essentieel instrument voor scholen en besturen binnen het voortgezet onderwijs. Het biedt een beveiligde online omgeving waarin scholen documenten kunnen aanleveren, meldingen doorgeven, vragenlijsten invullen en opbrengsten inzien. Voor een efficiënte en beveiligde toegang is het belangrijk dat gebruikers goed zijn geïnformeerd over het inlogproces, accountbeheer en de vereisten voor eHerkenning. In dit artikel bespreken we de essentiële stappen en maatregelen om veilig en zonder problemen gebruik te maken van het ISD.
Inlogproces in het Internet Schooldossier
Om toegang te krijgen tot het Internet Schooldossier, heeft een gebruiker een geldig account nodig. Het inlogproces begint bij de inlogpagina van het ISD, waar gebruikers hun gebruikersnaam en wachtwoord moeten invoeren. Vanaf 1 januari 2025 is tweestapsverificatie verplicht om de beveiliging van gegevens te verhogen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een eHerkenningsmiddel op niveau 3 (EH3), wat een hoger beveiligingsniveau biedt en zorgt voor betrouwbaarheidsverhoging van de online identiteit van de gebruiker.
Voor scholen die voor het eerst toegang willen krijgen tot het ISD of die vergeten zijn hoe ze zich moeten aanmelden, is het noodzakelijk om contact op te nemen met de ISD-beheerder binnen hun bestuur. Deze persoon is verantwoordelijk voor het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts. Indien het bestuur geen actieve ISD-beheerder heeft, kan een bestuurder zelf een nieuw beheerdersaccount aanvragen via het contactformulier van de Inspectie van het Onderwijs.
Accountbeheer en wachtwoordherstel
Het beheer van gebruikersaccounts speelt een centrale rol in de dagelijkse werking van het Internet Schooldossier. ISD-beheerders kunnen binnen hun ISD-omgeving op het tabblad ‘Beheer’ terecht voor het beheren van accounts. Onder ‘Mijn account’ is de optie ‘Beheer gebruikers’ beschikbaar, waarop een nieuwe gebruiker kan worden aangemaakt via de knop ‘Aanmaken nieuwe gebruiker’. Hierbij is het van belang om zorgvuldig te kiezen voor de autorisatie en de rol van het account (bijvoorbeeld beheerder of gebruiker) binnen het relevante organisatieonderdeel.
Het aanmaken van accounts dient op naam van de medewerker te geschieden in plaats van op naam van een afdeling. Dit is essentieel voor de informatiebeveiliging, omdat het mogelijk moet zijn om de handelingen binnen het ISD te herleiden naar specifieke personen. De verantwoordelijkheid voor het juiste gebruik van deze beveiligingsmaatregel ligt bij het bevoegd gezag van de school.
In geval van wachtwoordverlies of vergeten eHerkenning-gegevens is er een wachtwoordherstelproces beschikbaar. Gebruikers kunnen via de ISD-webpagina voor wachtwoordherstel een nieuw wachtwoord aanvragen. Dit wordt vervolgens automatisch verzonden naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan het gebruikersaccount. Indien het e-mailbericht niet binnenkomt, is het mogelijk dat het als spam is gemarkeerd. Het is daarom aan te raden om ook het postvak voor ongewenste e-mails te controleren.
Voor vergeten eHerkenning-gegevens is het noodzakelijk om contact op te nemen met de eHerkenningsleverancier. De leverancier kan helpen bij het herstel of opnieuw aanmaken van de eHerkenning-gegevens.
Beveiliging en eHerkenning
Een van de belangrijkste beveiligingsmaatregelen voor het Internet Schooldossier is het gebruik van eHerkenning op niveau 3 (EH3). Dit betekent dat gebruikers een digitaal identiteitsbewijs op hun computer of mobiele apparaat moeten hebben. De eHerkenning zorgt voor verificatie van de identiteit van de gebruiker en voorkomt onbevoegde toegang tot gevoelige gegevens. Deze methode is verplicht sinds 1 januari 2025 en is een essentiële onderdeel van het inlogproces.
Het gebruik van eHerkenning is niet alleen bedoeld voor het verhogen van de beveiliging, maar ook om te zorgen voor een hogere betrouwbaarheid van de digitale transacties. Voor scholen die voor het eerst eHerkenning willen aanwenden, is het aan te raden om vooraf te informeren bij de ISD-beheerder of de Inspectie van het Onderwijs over de vereisten en de stappen die genomen moeten worden om eHerkenning correct in te zetten.
Veiligheidsverantwoordelijkheid van scholen
Naast technische beveiligingsmaatregelen is het ook belangrijk dat scholen bewust zijn van hun verantwoordelijkheid bij het hanteren van digitale accounts en gegevens. Het aanmaken van gebruikersaccounts dient professioneel te geschieden en alleen door bevoegde personen. Gebruikers moeten zich ervan bewust zijn dat de toegang tot het ISD beveiligde informatie bevat en dat deze informatie niet willekeurig verder moet worden doorgegeven of opgeslagen.
Het ISD is een essentieel instrument voor scholen om rapportages en andere documenten aan te leveren aan de Inspectie van het Onderwijs. Het is daarom belangrijk dat scholen ervoor zorgen dat het beheer van accounts en wachtwoorden goed is opgezet en dat er regelmatig wordt gecontroleerd of alle medewerkers die toegang nodig hebben, correct zijn ingeschakeld in het systeem.
Conclusie
Het Internet Schooldossier is een centraal instrument voor scholen in het voortgezet onderwijs om digitale documentatie en communicatie met de Inspectie van het Onderwijs te faciliteren. Voor een veilig en efficiënt gebruik is het noodzakelijk om het inlogproces en accountbeheer goed te begrijpen en in te zetten. Het gebruik van eHerkenning op niveau 3 is verplicht sinds 1 januari 2025 en biedt een hoger beveiligingsniveau voor gebruikers.
Scholen moeten ervoor zorgen dat accounts op naam van medewerkers worden aangemaakt en dat de verantwoordelijkheid voor het beheer van accounts en wachtwoorden goed verdeeld is. Door deze maatregelen in acht te nemen, zorgen scholen voor een betrouwbaar en veilig gebruik van het Internet Schooldossier. Voor vragen of problemen met het account of eHerkenning is het aan te raden om contact op te nemen met de ISD-beheerder of de Inspectie van het Onderwijs.
Het Internet Schooldossier is niet alleen een technisch instrument, maar ook een verantwoordelijkheid voor scholen om digitale beveiliging en goede praktijken te bevorderen. Met de juiste kennis en voorbereiding kunnen scholen dit systeem optimaal gebruiken voor hun rapportages en communicatie.